Biała lista podatników VAT – nowe narzędzie do sprawdzania kontrahentów

Co zawiera wykaz podatników VAT, jak sprawdzać kontrahenta i kiedy trzeba to zrobić, dlaczego niektórych rachunków nie ma na białej liście i co w takich sytuacjach można zrobić.

Co to jest biała lista podatników VAT

1 września 2019 r. zaczął działać wykaz informacji o podatnikach VAT, który ma pomóc firmom skutecznie i szybko weryfikować kontrahentów. Wykaz zastąpił dotychczas funkcjonujące listy podatników VAT: zarejestrowanych i niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT.

Biała lista umożliwia ci:

sprawdzenie czy twój kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT,
jeśli twojemu kontrahentowi odmówiono rejestracji, wykreślono go z rejestru lub przywrócono zarejestrowanie jako podatnika VAT, poznanie podstawy prawnej tych decyzji,
potwierdzenie numeru rachunku bankowego, na jaki powinieneś zapłacić swojemu kontrahentowi.

Gdzie znaleźć białą listę podatników VAT

Lista jest prowadzona przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej (dalej „szef KAS”) Znajdziesz ją na stronie internetowej Ministerstwa Finansów oraz w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Nie musisz nic robić, aby dane twojej firmy znalazły się na liście. Wszystkie potrzebne informacje szef KAS pobierze z dostępnych rejestrów publicznych. Jeśli te informacje będą niepoprawne, będziesz mógł wystąpić do szefa KAS z wnioskiem o ich usunięcie lub sprostowanie.

Jak przeszukiwać białą listę podatników VAT

Informacje zamieszczone w wykazie możesz wyszukiwać według NIP, REGON, numeru rachunku bankowego lub nazwy firmy. Jeśli wpiszesz tylko fragment tej nazwy, system pokaże pasujące wyniki, spośród których wybierzesz właściwą firmę.

W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, zarejestrowanych w CEIDG, w wyszukiwarce, w polu „nazwa podmiotu” podaj imię i nazwisko przedsiębiorcy.

Pytając o dane wskazujesz dzień, na jaki mają być wyświetlone informacje o podmiocie. W odpowiedzi otrzymasz potwierdzenie danych wyszukiwanej firmy. Będzie na nim również unikalny identyfikator przypisany do twojego wyszukiwania. To potwierdzenie możesz wydrukować.

Zakres informacji o podatnikach

W wykazie znajdziesz:

nazwę firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy;
numer, za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku, jeżeli taki numer został przyznany;
status podmiotu:
- w odniesieniu do którego nie dokonano rejestracji albo który wykreślono z rejestru jako podatnika VAT,
- zarejestrowanego jako „podatnik VAT czynny” albo „podatnik VAT zwolniony”, w tym podmiotu, którego rejestracja została przywrócona;
numer identyfikacyjny REGON, o ile został nadany;
numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, o ile został nadany;
adres siedziby – w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną;
imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej
imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej
imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej;
daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
podstawę prawną odpowiednio odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
numery rachunków bankowych lub rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której dana firma jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą – wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym i potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR.

Numery rachunków na białej liście podatników VAT

Dla przedsiębiorców bardzo ważną informacją, którą znajdą w wykazie są numery firmowych rachunków bankowych. Są to tzw. rachunki rozliczeniowe.

Te numery są publikowane tylko w przypadku zarejestrowanych podatników VAT lub podatników VAT, którzy zostali przywróceni do rejestru. Z kolei jeśli odmówiono ci rejestracji jako podatnika VAT lub zostałeś wykreślony, to twoje dane zostaną uwidocznione w wykazie, ale nie obejmą informacji o rachunku rozliczeniowym.

W wykazie nie znajdziesz danych firm (w tym numerów rachunków), które nie są podatnikami VAT, nawet jeżeli korzystają z konta firmowego – tych podmiotów biała lista nie obejmuje.

Rachunki, które widzisz na białej liście zostały pobrane automatycznie z baz Krajowej Administracji Skarbowej, po potwierdzeniu w STIR. STIR to system teleinformatyczny izby rozliczeniowej, który umożliwia szefowi KAS analizę i przekazywanie informacji w celu zapobiegania wyłudzeniom skarbowym – twój rachunek powinien zostać zgłoszony do STIR przez bank, który go prowadzi.

Są to te same numery rachunków firmowych, które podałeś do urzędu skarbowego w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym (np. po założeniu konta firmowego w banku).

Jeśli numer lub numery rachunków, z których korzysta twoja firma, zmieniły się i nie podałeś tej informacji do swojego urzędu skarbowego, powinieneś je zaktualizować. Spółki zarejestrowane w KRS i spółki cywilne składają aktualizację bezpośrednio do urzędu skarbowego (NIP-8 i NIP-2), przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą – przez CEIDG.

Także w przypadku zmiany urzędu skarbowego – poinformuj nowy urząd o posiadanych rachunkach firmowych (tzn. wskaż rachunki w zgłoszeniu aktualizacyjnym).

Pamiętaj, że w wykazie nie są publikowane prywatne rachunki bankowe – tzw. ROR, które przedsiębiorcy czasami wykorzystują w swoich firmach. Nie są to rachunki rozliczeniowe dedykowane prowadzeniu działalności gospodarczej. Jeśli używasz takiego rachunku, twój kontrahent nie odnajdzie go w wykazie.

Co zrobić, jeżeli na białej liście nie ma rachunku firmy

Jesteś podatnikiem VAT i masz rachunek bankowy, ale nie możesz znaleźć się na białej liście? Odpowiedz kolejno na trzy pytania i sprawdź co możesz zrobić w każdej sytuacji:

Czy mam rachunek firmowy (konto firmowe)?
Jeśli NIE: załóż rachunek rozliczeniowy w banku lub w SKOK
Jeśli nie jesteś pewien czy rachunek, którego używasz w firmie, jest rachunkiem rozliczeniowym założonym do działalności gospodarczej, potwierdź to w swoim banku.
Czy zgłosiłem rachunek firmowy, którego teraz używam, do urzędu skarbowego?
Jeśli NIE: zgłoś swój rachunek firmowy do urzędu skarbowego. Zobacz jak to zrobić:Firmy zarejestrowane w CEIDG: Zmień dane firmy w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej
Firmy zarejestrowane w KRS: Zgłoszenie identyfikacyjne w zakresie danych uzupełniających Krajowego Rejestru Sądowego (NIP-8)
Spółki cywilne: Aktualizacja danych spółki cywilnej na NIP-2
Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, która nie podlega rejestracji w CEIDG: Zgłoszenie identyfikacyjne NIP-7
Czy twój bank przekazał numer twojego rachunku do STIR?

Jeśli NIE: wyjaśnij problem w swoim banku.

Bank przekazuje numer rachunku rozliczeniowego do STIR automatycznie, jednak jeżeli masz konto firmowe i zgłosiłeś je do CEIDG lub urzędu skarbowego, a twoje konto wciąż nie jest widoczne w wykazie podatników VAT, warto to sprawdzić.

Jeśli odpowiedziałeś TAK na wszystkie 3 pytania i jesteś podatnikiem VAT, twoje konto firmowe powinno znaleźć się w wykazie.

Sankcje za korzystanie z rachunku spoza białej listy

Od 1 stycznia 2020 r., jeśli zapłacisz swojemu partnerowi biznesowemu kwotę powyżej 15 tys. zł na inny rachunek bankowy, niż podany w wykazie:

nie będziesz miał możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu kwoty w tej części, w jakiej płatność przekracza kwotę 15 tys. zł. Nie będzie przy tym miała znaczenia liczba transakcji, na jaką podzielisz płatność wynikającą z jednej faktury,
będziesz ponosił ryzyko odpowiedzialności solidarnej ze swoim kontrahentem za zaległości podatkowe, jeśli nie zapłaci on należnego podatku VAT od transakcji.

Będziesz mógł uwolnić się od tych sankcji, jeśli najpóźniej w ciągu 3 dni od zrobienia przelewu na niewłaściwy numer rachunku bankowego poinformujesz o tym naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla sprzedawcy.

Dane podatników będą aktualizowane raz dziennie, w każdy dzień roboczy. Dlatego powinieneś sprawdzać numer rachunku bankowego swojego kontrahenta tego samego dnia, w którym planujesz zrealizować przelew.

Do 31 grudnia 2019 r. płatności na rachunek inny, niż podany w wykazie, nie są obciążone sankcjami.

O czym trzeba pamiętać

Sprawdź swojego kontrahenta na białej liście podatników VAT prowadzonej przez szefa KAS. W szczególności dotyczy to firm, z którymi wcześniej nie współpracowałeś. W ten sposób dowiesz się czy twój kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT.
W dniu planowanej zapłaty za usługę czy towar sprawdź czy numer rachunku bankowego podany na fakturze jest taki sam jak numer rachunku na białej liście podatników VAT. Jeśli rachunek nie jest taki sam, powinieneś to wyjaśnić ze swoim kontrahentem przed dokonaniem płatności.
Jeśli przyjmujesz płatności powyżej 15 tys. zł, sprawdź na białej liście podatników VAT czy numery rachunków twojej firmy zgłoszone w urzędzie skarbowym (w przypadku spółki zarejestrowanej w KRS) albo za pośrednictwem CEIDG (w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej) są prawidłowe. Brak lub błędny rachunek naraża na sankcje twoich kontrahentów, którzy będą płacić ci za towary lub usługi po 31 grudnia 2019 r.

Uzyskaj pomoc

Masz pytania i wątpliwości?
Napisz e-mail na skrzynkę WykazPodatnikow@mf.gov.pl lub skontaktuj się z Krajową Informacją Skarbową (KIS).
Konsultanci infolinii KIS są dostępni od poniedziałku do piątku w godzinach od 7.00 do 18.00 pod numerami: