Biała lista podatników VAT – nowe narzędzie do sprawdzania kontrahentów

Co zawiera wykaz podatników VAT, jak sprawdzać kontrahenta i kiedy trzeba to zrobić, dlaczego niektórych rachunków nie ma na białej liście i co w takich sytuacjach można zrobić.

Co to jest biała lista podatników VAT

1 września 2019 r. zaczął działać wykaz informacji o podatnikach VAT, który ma pomóc firmom skutecznie i szybko weryfikować kontrahentów. Wykaz zastąpił dotychczas funkcjonujące listy podatników VAT: zarejestrowanych i niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT.

Biała lista umożliwia ci:

sprawdzenie czy twój kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT,
jeśli twojemu kontrahentowi odmówiono rejestracji, wykreślono go z rejestru lub przywrócono zarejestrowanie jako podatnika VAT, poznanie podstawy prawnej tych decyzji,
potwierdzenie numeru rachunku bankowego, na jaki powinieneś zapłacić swojemu kontrahentowi.

Gdzie znaleźć białą listę podatników VAT

Lista jest prowadzona przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej (dalej „szef KAS”) Znajdziesz ją na stronie internetowej Ministerstwa Finansów oraz w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Nie musisz nic robić, aby dane twojej firmy znalazły się na liście. Wszystkie potrzebne informacje szef KAS pobierze z dostępnych rejestrów publicznych. Jeśli te informacje będą niepoprawne, będziesz mógł wystąpić do szefa KAS z wnioskiem o ich usunięcie lub sprostowanie.

Jak przeszukiwać białą listę podatników VAT

Informacje zamieszczone w wykazie możesz wyszukiwać według NIP, REGON, numeru rachunku bankowego lub nazwy firmy. Jeśli wpiszesz tylko fragment tej nazwy, system pokaże pasujące wyniki, spośród których wybierzesz właściwą firmę.

W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, zarejestrowanych w CEIDG, w wyszukiwarce, w polu „nazwa podmiotu” podaj imię i nazwisko przedsiębiorcy.

Pytając o dane wskazujesz dzień, na jaki mają być wyświetlone informacje o podmiocie. W odpowiedzi otrzymasz potwierdzenie danych wyszukiwanej firmy. Będzie na nim również unikalny identyfikator przypisany do twojego wyszukiwania. To potwierdzenie możesz wydrukować.

Zakres informacji o podatnikach

W wykazie znajdziesz:

nazwę firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy;
numer, za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku, jeżeli taki numer został przyznany;
status podmiotu:
- w odniesieniu do którego nie dokonano rejestracji albo który wykreślono z rejestru jako podatnika VAT,
- zarejestrowanego jako „podatnik VAT czynny” albo „podatnik VAT zwolniony”, w tym podmiotu, którego rejestracja została przywrócona;
numer identyfikacyjny REGON, o ile został nadany;
numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, o ile został nadany;
adres siedziby – w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną;
imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej
imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej
imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej;
daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
podstawę prawną odpowiednio odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
numery rachunków bankowych lub rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której dana firma jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą – wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym i potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR.

Numery rachunków na białej liście podatników VAT

Dla przedsiębiorców bardzo ważną informacją, którą znajdą w wykazie są numery firmowych rachunków bankowych. Są to tzw. rachunki rozliczeniowe.

Te numery są publikowane tylko w przypadku zarejestrowanych podatników VAT lub podatników VAT, którzy zostali przywróceni do rejestru. Z kolei jeśli odmówiono ci rejestracji jako podatnika VAT lub zostałeś wykreślony, to twoje dane zostaną uwidocznione w wykazie, ale nie obejmą informacji o rachunku rozliczeniowym.

W wykazie nie znajdziesz danych firm (w tym numerów rachunków), które nie są podatnikami VAT, nawet jeżeli korzystają z konta firmowego – tych podmiotów biała lista nie obejmuje.

Rachunki, które widzisz na białej liście zostały pobrane automatycznie z baz Krajowej Administracji Skarbowej, po potwierdzeniu w STIR. STIR to system teleinformatyczny izby rozliczeniowej, który umożliwia szefowi KAS analizę i przekazywanie informacji w celu zapobiegania wyłudzeniom skarbowym – twój rachunek powinien zostać zgłoszony do STIR przez bank, który go prowadzi.

Są to te same numery rachunków firmowych, które podałeś do urzędu skarbowego w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym (np. po założeniu konta firmowego w banku).

Jeśli numer lub numery rachunków, z których korzysta twoja firma, zmieniły się i nie podałeś tej informacji do swojego urzędu skarbowego, powinieneś je zaktualizować. Spółki zarejestrowane w KRS i spółki cywilne składają aktualizację bezpośrednio do urzędu skarbowego (NIP-8 i NIP-2), przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą – przez CEIDG.

Także w przypadku zmiany urzędu skarbowego – poinformuj nowy urząd o posiadanych rachunkach firmowych (tzn. wskaż rachunki w zgłoszeniu aktualizacyjnym).

Pamiętaj, że w wykazie nie są publikowane prywatne rachunki bankowe – tzw. ROR, które przedsiębiorcy czasami wykorzystują w swoich firmach. Nie są to rachunki rozliczeniowe dedykowane prowadzeniu działalności gospodarczej. Jeśli używasz takiego rachunku, twój kontrahent nie odnajdzie go w wykazie.

Co zrobić, jeżeli na białej liście nie ma rachunku firmy

Jesteś podatnikiem VAT i masz rachunek bankowy, ale nie możesz znaleźć się na białej liście? Odpowiedz kolejno na trzy pytania i sprawdź co możesz zrobić w każdej sytuacji:

Czy mam rachunek firmowy (konto firmowe)?
Jeśli NIE: załóż rachunek rozliczeniowy w banku lub w SKOK
Jeśli nie jesteś pewien czy rachunek, którego używasz w firmie, jest rachunkiem rozliczeniowym założonym do działalności gospodarczej, potwierdź to w swoim banku.
Czy zgłosiłem rachunek firmowy, którego teraz używam, do urzędu skarbowego?
Jeśli NIE: zgłoś swój rachunek firmowy do urzędu skarbowego. Zobacz jak to zrobić:Firmy zarejestrowane w CEIDG: Zmień dane firmy w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej
Firmy zarejestrowane w KRS: Zgłoszenie identyfikacyjne w zakresie danych uzupełniających Krajowego Rejestru Sądowego (NIP-8)
Spółki cywilne: Aktualizacja danych spółki cywilnej na NIP-2
Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, która nie podlega rejestracji w CEIDG: Zgłoszenie identyfikacyjne NIP-7
Czy twój bank przekazał numer twojego rachunku do STIR?

Jeśli NIE: wyjaśnij problem w swoim banku.

Bank przekazuje numer rachunku rozliczeniowego do STIR automatycznie, jednak jeżeli masz konto firmowe i zgłosiłeś je do CEIDG lub urzędu skarbowego, a twoje konto wciąż nie jest widoczne w wykazie podatników VAT, warto to sprawdzić.

Jeśli odpowiedziałeś TAK na wszystkie 3 pytania i jesteś podatnikiem VAT, twoje konto firmowe powinno znaleźć się w wykazie.

Sankcje za korzystanie z rachunku spoza białej listy

Od 1 stycznia 2020 r., jeśli zapłacisz swojemu partnerowi biznesowemu kwotę powyżej 15 tys. zł na inny rachunek bankowy, niż podany w wykazie:

nie będziesz miał możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu kwoty w tej części, w jakiej płatność przekracza kwotę 15 tys. zł. Nie będzie przy tym miała znaczenia liczba transakcji, na jaką podzielisz płatność wynikającą z jednej faktury,
będziesz ponosił ryzyko odpowiedzialności solidarnej ze swoim kontrahentem za zaległości podatkowe, jeśli nie zapłaci on należnego podatku VAT od transakcji.

Będziesz mógł uwolnić się od tych sankcji, jeśli najpóźniej w ciągu 3 dni od zrobienia przelewu na niewłaściwy numer rachunku bankowego poinformujesz o tym naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla sprzedawcy.

Dane podatników będą aktualizowane raz dziennie, w każdy dzień roboczy. Dlatego powinieneś sprawdzać numer rachunku bankowego swojego kontrahenta tego samego dnia, w którym planujesz zrealizować przelew.

Do 31 grudnia 2019 r. płatności na rachunek inny, niż podany w wykazie, nie są obciążone sankcjami.

O czym trzeba pamiętać

Sprawdź swojego kontrahenta na białej liście podatników VAT prowadzonej przez szefa KAS. W szczególności dotyczy to firm, z którymi wcześniej nie współpracowałeś. W ten sposób dowiesz się czy twój kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT.
W dniu planowanej zapłaty za usługę czy towar sprawdź czy numer rachunku bankowego podany na fakturze jest taki sam jak numer rachunku na białej liście podatników VAT. Jeśli rachunek nie jest taki sam, powinieneś to wyjaśnić ze swoim kontrahentem przed dokonaniem płatności.
Jeśli przyjmujesz płatności powyżej 15 tys. zł, sprawdź na białej liście podatników VAT czy numery rachunków twojej firmy zgłoszone w urzędzie skarbowym (w przypadku spółki zarejestrowanej w KRS) albo za pośrednictwem CEIDG (w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej) są prawidłowe. Brak lub błędny rachunek naraża na sankcje twoich kontrahentów, którzy będą płacić ci za towary lub usługi po 31 grudnia 2019 r.

Uzyskaj pomoc

Masz pytania i wątpliwości?
Napisz e-mail na skrzynkę WykazPodatnikow@mf.gov.pl lub skontaktuj się z Krajową Informacją Skarbową (KIS).
Konsultanci infolinii KIS są dostępni od poniedziałku do piątku w godzinach od 7.00 do 18.00 pod numerami:

801 055 055 (dla połączeń z telefonów stacjonarnych)
22 330 03 30 (dla połączeń z telefonów komórkowych)
+48 22 330 03 30 (dla połączeń z zagranicy).

SUKCESJA FIRMY

Zasady przekazywania firmy następcom po śmierci przedsiębiorcy

Myślisz o przyszłości firmy i chciałbyś, żeby twoi spadkobiercy mogli płynnie kontynuować prowadzenie działalności? Od 25 listopada 2018 r. możesz wskazać i samodzielnie zgłosić online (bezpłatnie i bez zbędnych formalności) zarządcę sukcesyjnego, który będzie prowadził sprawy firmy do czasu załatwienia formalności spadkowych. Sukcesja firmy będzie łatwiejsza

Ważne! Nowe ułatwienia dotyczą tylko przedsiębiorców wpisanych do CEIDG.

Co się zmienia

Dotychczasowe przepisy uniemożliwiały prowadzenie przedsiębiorstwa przez następców. Firma de facto przestawała istnieć z chwilą śmierci przedsiębiorcy. Nowe przepisy o sukcesji wprowadzają możliwość płynnej kontynuacji działalności w ramach tzw. zarządu sukcesyjnego.

Na czym polega sukcesja firmy i zarząd sukcesyjny

Zarząd sukcesyjny to forma tymczasowego kierowania przedsiębiorstwem po śmierci przedsiębiorcy. Do wykonywania zarządu należy powołać zarządcę sukcesyjnego. Jest on odpowiedzialny za prowadzenie przedsiębiorstwa (umowy z pracownikami, kontakty z kontrahentami, sprawy podatkowe, ZUS) do czasu uregulowania formalności spadkowych.

Ważne! Zarząd sukcesyjny jest rozwiązaniem tymczasowym – daje następcom prawnym czas na podjęcie decyzji co do dalszych losów firmy (kontynuowanie działalności na własny rachunek, sprzedaż, zamknięcie).

Powołanie zarządcy sukcesyjnego

Zarządcę sukcesyjnego może wyznaczyć sam przedsiębiorca albo może zostać on powołany przez osoby uprawnione po śmierci przedsiębiorcy.

Ważne! Wyznaczenie zarządcy przez przedsiębiorcę za życia pozwala uniknąć niepotrzebnych formalności i kosztów. Powołanie zarządcy po śmierci przedsiębiorcy musi odbywać się z udziałem notariusza, wymaga więcej formalności i wiąże się z dodatkowymi opłatami.

Aby powołać zarządcę sukcesyjnego, przedsiębiorca musi być wpisany do CEIDG.

Do powołania zarządcy sukcesyjnego potrzebne jest:

oświadczenie o powołaniu zarządcy sukcesyjnego w formie pisemnej
pisemna zgoda zarządcy na pełnienie tej funkcji (oświadczenie i zgoda mogą być zawarte w tym samym dokumencie)
zgłoszenie (wpis) zarządcy do CEIDG

Bezpłatne zgłoszenie zarządcy sukcesyjnego do CEIDG

Wniosek o wpis zarządcy sukcesyjnego do CEIDG można złożyć online bez zbędnych formalności i konieczności wizyty w urzędzie.

JAK WPISAĆ ONLINE ZARZĄDCĘ DO CEIDG

Wniosek można też złożyć w wersji papierowej w urzędzie gminy albo wysłać pocztą (wypełniony wniosek wysłany listem poleconym powinien być opatrzony własnoręcznym podpisem wnioskodawcy potwierdzonym przez notariusza).

Złożenie wniosku o wpis zarządcy do CEIDG jest bezpłatne!

Uwaga! Przy zgłaszaniu zarządcy sukcesyjnego do CEIDG nie trzeba dołączać oświadczenia o powołaniu zarządcy oraz o zgodzie na pełnienie tej funkcji. Wystarczy, że we wniosku o wpis zarządcy sukcesyjnego do CEIDG złoży się oświadczenie (pod rygorem odpowiedzialności karnej), że stosowna zgoda została udzielona.

Zarządca sukcesyjny powołany przez przedsiębiorcę i wpisany do CEIDG rozpoczyna pełnienie swej funkcji z chwilą śmierci przedsiębiorcy.

Pamiętaj! Dzięki wskazaniu zarządcy za życia i zgłoszeniu do CEIDG:

przedsiębiorstwo zachowa pełną płynność działania
zarządca natychmiast po śmierci przedsiębiorcy będzie mógł zająć się prowadzeniem firmy (bez konieczności załatwiania spraw u notariusza)
umowy z pracownikami pozostaną w mocy
można będzie zachować ciągłość wykonywania kontraktów
zarządca będzie mógł szybko uzyskać potwierdzenie możliwości wykonywania koncesji, zezwoleń itd.
przedsiębiorca nie zostanie wykreślony z ewidencji podatników ani z rejestru podatników VAT – wystarczy zgłoszenie zarządcy do urzędu skarbowego

Kto może być zarządcą sukcesyjnym

Zarządcą może być osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnej (nie może to być osoba prawna, czyli np. spółka), może być nim np. jeden ze spadkobierców przedsiębiorcy. Nie musi być przedsiębiorcą.

Zarządcą sukcesyjnym nie może być osoba, wobec której orzeczono zakaz prowadzenia działalności gospodarczej.

Zarządcą może być również prokurent (poprzez zastrzeżenie – przy udzielaniu prokury, albo dla istniejącej prokury – że wskazany prokurent stanie się zarządcą sukcesyjnym z chwilą śmierci przedsiębiorcy).

Przedsiębiorca może wyznaczyć zarządcę „rezerwowego” na wypadek, gdyby powołany w pierwszej kolejności zarządca sukcesyjny zrezygnował z pełnienia tej funkcji lub nie mógł jej pełnić (np. z powodu śmierci, ubezwłasnowolnienia albo orzeczonego zakazu).

Prawa i obowiązki zarządcy sukcesyjnego

Zarządca sukcesyjny:

posługuje się w obrocie NIP-em i firmą (nazwą) przedsiębiorcy z oznaczeniem „w spadku”
samodzielnie zarządza przedsiębiorstwem w spadku w sprawach bieżących
działa w imieniu własnym (posługuje się w obrocie swoim nazwiskiem) ale na rachunek właścicieli przedsiębiorstwa w spadku. To oni odpowiadają za zobowiązania związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa w spadku.
wykonuje prawa i obowiązki pracodawcy oraz umowy związane z przedsiębiorstwem – po złożeniu odpowiednich dokumentów
może korzystać z firmowego konta przedsiębiorcy
rozlicza podatki na takich zasadach jak przedsiębiorca
reguluje inne zobowiązania
bierze udział w procesach cywilnych i innych postępowaniach.

Zarządca nie ponosi odpowiedzialności za cywilnoprawne zobowiązania zaciągnięte na rachunek właściciela przedsiębiorstwa w spadku. Ponosi jednak odpowiedzialność za szkodę jaką wyrządzi w skutek nienależytego wykonywania swoich obowiązków. W niektórych sytuacjach może odpowiadać za zobowiązania podatkowe i ZUS (jeśli egzekucja z innych źródeł będzie bezskuteczna).

Może pobierać wynagrodzenie (stosuje się wtedy przepisy o zleceniu).

Stosunek między zarządcą a spadkobiercami

Zarządca sukcesyjny ma status podobny do prokurenta albo syndyka. Działa we własnym imieniu, ale jego czynności mają wpływ na właścicieli. Nie odpowiada osobistym majątkiem za długi firmy.

Pierwszym ważnym obowiązkiem zarządcy sukcesyjnego jest sporządzenie i złożenie przed notariuszem inwentarza przedsiębiorstwa w spadku. Obowiązek ten powinien zostać wykonany niezwłocznie po ustanowieniu zarządu sukcesyjnego.

Właściciele przedsiębiorstwa w spadku mają prawo do zysku, wyrażają zgodę na najważniejsze dla firmy czynności, po wygaśnięciu zarządu mogą żądać sprawozdania.

Jak długo trwa zarząd sukcesyjny

Zarząd sukcesyjny może trwać 2 lata po śmierci przedsiębiorcy (z ważnych powodów sąd może przedłużyć ten okres do 5 lat).

Zarząd sukcesyjny może wygasnąć wcześniej jeśli:

w ciągu 2 miesięcy od śmierci przedsiębiorcy nikt nie przyjął spadku
stwierdzono nabycie przedsiębiorstwa w spadku przez jedynego spadkobiercę albo zapisobiorcę windykacyjnego
jedna osoba nabyła całe przedsiębiorstwo w spadku (np. wniesiono je w całości aportem do spółki)
w ciągu miesiąca od wykreślenia zarządcy sukcesyjnego z CEIDG nie powołano kolejnego zarządcy
ogłoszono upadłość przedsiębiorcy
wcześniej nastąpi dział spadku.

Powołanie zarządcy sukcesyjnego po śmierci przedsiębiorcy

Jeśli przedsiębiorca sam nie powołał zarządcy i nie zgłosił do CEIDG, w ciągu 2 miesięcy od jego śmierci zarządcę sukcesyjnego mogą powołać osoby uprawnione.

Do powołania zarządcy sukcesyjnego, jeśli jest kilku uprawnionych, konieczna jest zgoda osób posiadających łącznie udział większy niż 85/100 w przedsiębiorstwie w spadku.

Po śmierci przedsiębiorcy powołać zarządcę mogą:

małżonek przedsiębiorcy, który ma udział w przedsiębiorstwie w spadku
spadkobierca ustawowy, który przyjął spadek
jeśli ogłoszono testament – spadkobierca testamentowy, który przyjął spadek albo zapisobiorca windykacyjny, jeśli zapis obejmował przedsiębiorstwo
po stwierdzeniu nabycia spadku – osoba, która spadek nabyła.

Powołanie zarządcy po śmierci przedsiębiorcy i inne związane z tym oświadczenia należy złożyć przed notariuszem. Inaczej będą nieważne. Notariusz po powołaniu zarządcy składa informację do CEIDG.

Sytuacje życiowe związane z działaniem zarządu sukcesyjnego

Ważne! Szczegółowe wyjaśnienia dotyczące stosowania nowych przepisów o sukcesji znajdziesz w poradniku przygotowanym przez Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii.

Nazwa przedsiębiorstwa

Prowadząc przedsiębiorstwo w spadku, zarządca sukcesyjny posługuje się własnymi danymi, a także firmą zmarłego przedsiębiorcy z dodatkowym oznaczeniem „w spadku” np. Adam Nowak – zarządca sukcesyjny prowadzący przedsiębiorstwo w spadku pod firmą „Restauracja Carska Jan Kowalski w spadku”,

W fakturach VAT i innych dokumentach podatkowych należy używać oznaczenia przedsiębiorstwa np.: Przedsiębiorstwo w spadku „Restauracja Carska Jan Kowalski w spadku.

Umowy z kontrahentami

Umowy handlowe podpisane przez zmarłego przedsiębiorcę nie wygasają z powodu jego śmierci. Jeżeli zarządca sukcesyjny został powołany przez przedsiębiorcę, może on płynnie kontynuować ich wykonywanie.

Jeśli przedsiębiorca nie powoła zarządcy – każda ze stron umowy może powstrzymać się od jej wykonania do czasu ustanowienia zarządu sukcesyjnego. W umowie można jednak inaczej uregulować skutki śmierci przedsiębiorcy.

Jeśli zarząd nie został ustanowiony, do czasu jego ustanowienia wykonanie umów jest wstrzymane, nie będą naliczane odsetki i kary umowne.

Kwestie pracownicze

Jeśli przedsiębiorca wpisze do CEIDG zarządcę sukcesyjnego, jego śmierć nie wpłynie na sytuację pracowników. Wszystkie obowiązki pracodawcy w firmie płynnie przejmie zarządca sukcesyjny. Umowy wygasają dopiero z dniem wygaśnięcia zarządu sukcesyjnego (maksymalnie 2 lata) albo z okresem ich obowiązywania.

Jeżeli zarząd sukcesyjny nie został ustanowiony przez przedsiębiorcę, to umowy wygasają w ciągu 30 dni od śmierci przedsiębiorcy. W tym okresie następca prawny (osoba uprawniona do tzw. czynności zachowawczych) albo zarządca powołany niedługo po śmierci przedsiębiorcy, może zawrzeć z pracownikiem porozumienie o kontynuowaniu stosunku pracy.

Jeśli zarządca zostanie powołany po 30 dniach od śmierci przedsiębiorcy, pracownik może zgłosić zamiar powrotu do pracy.

Rachunek bankowy

Zarządca sukcesyjny ma dostęp do kont firmowych (tj. do rachunków związanych z działalnością gospodarczą) w bankach lub w SKOK-ach. Rachunki te nie są przez bank lub kasę zamykane z chwilą śmierci przedsiębiorcy. Jeśli zarządcę powołał posiadacz rachunku, już od chwili jego śmierci z rachunku może korzystać zarządca sukcesyjny. Gdy natomiast zarządcę sukcesyjnego powołują następcy prawni przedsiębiorcy – zarządca ten ma dostęp do rachunków związanych z działalnością gospodarczą od chwili ustanowienia zarządu sukcesyjnego, czyli od momentu zgłoszenia zarządcy do CEIDG przez notariusza.

Podatki

Przedsiębiorstwo w spadku posługuje się dotychczasowym NIP, jest podatnikiem podatków: VAT, akcyzy, podatku dochodowego, podatku tonażowego, podatku okrętowego oraz podatku od gier hazardowych.

NIP

Numer NIP nie wygasa wraz ze śmiercią przedsiębiorcy. NIP przechodzi na przedsiębiorstwo w spadku do czasu wygaśnięciem zarządu sukcesyjnego, a jeżeli nie został ustanowiony, to wygasa po 2 miesiącach (wraz z upływem terminu przeznaczonego do powołania zarządcy sukcesyjnego).

PIT

Przedsiębiorstwo kontynuuje rozliczanie podatków na dotychczasowych zasadach.

VAT

Jeżeli zarząd sukcesyjny ustanowiono za życia przedsiębiorcy, po jego śmierci firma nie zostanie wykreślona z rejestru VAT. Zarządca sukcesyjny powinien jedynie zaktualizować zgłoszenie rejestracyjne (VAT-R) zmarłego przedsiębiorcy jako podatnika VAT.

O powołaniu zarządcy przedsiębiorca powinien zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego (właściwego w zakresie opodatkowania VAT-em) w terminie 7 dni od dnia wpisu zarządcy do CEIDG.

Ustanowienie zarządu po śmierci przedsiębiorcy albo zgłoszenie kontynuacji prowadzenia przedsiębiorstwa powoduje przywrócenie rejestracji w VAT (warunkiem jest złożenie zaległych deklaracji)

Akcyza

Jeśli przedsiębiorstwo chce kontynuować działalność na podstawie zezwoleń i innych decyzji akcyzowych, to konieczne jest powołanie zarządcy za życia przedsiębiorcy i przeniesienie decyzji. Przy pozostałych rodzajach działalności akcyzowej, nie ma konieczności uzyskania decyzji czy nowego wpisu do rejestru.

Podatek od spadków i darowizn

Od dnia 25 listopada 2018 r. spadkobiercy (w tym zapisobiercy windykacyjni) przedsiębiorstwa są zwolnieni z podatku od spadków i darowizn pod warunkiem, że:
• zgłoszone zostanie jego nabycie naczelnikowi urzędu skarbowego (w ciągu 6 miesięcy od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu, które stwierdza nabycie spadku, zarejestrowania aktu poświadczenia dziedziczenia lub wydania europejskiego poświadczenia spadkowego)
• nabyte przedsiębiorstwo będzie prowadzone przez co najmniej 2 lata (dwuletni okres prowadzenia przedsiębiorstwa będzie zachowany także wtedy, gdy przedsiębiorstwo zostanie w całości wniesione jako wkład do spółki, a objęte w zamian udziały lub akcje nie zostaną zbyte przez 2 lata)
Warunki te muszą być spełnione łącznie.

Nabywcom z kręgu najbliższej rodziny nadal przysługuje zwolnienie z podatku od spadków i darowizn po zgłoszeniu nabycia do urzędu skarbowego bez konieczności prowadzenia przedsiębiorstwa przez co najmniej 2 lata (formularz SD-Z2).
Inni nabywcy będą składać formularz zgłoszenia o nabyciu własności przedsiębiorstwa SD-ZP (lub z załącznikiem SD-ZP/A).

Nabywcy przedsiębiorstwa nie muszą prowadzić jej osobiście. Długi i ciężary związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, obciążające to przedsiębiorstwo, nie będą mogły zostać odliczone od wartości pozostałych rzeczy lub praw majątkowych, które stanowią przedmiot spadku.

Zezwolenia, koncesje, wpis do rejestru działalności regulowanej

Zezwolenia i koncesje związane z przedsiębiorstwem nie wygasają automatycznie z powodu śmierci przedsiębiorcy.

Zarządca sukcesyjny może:

złożyć wniosek o potwierdzenie możliwości wykonywania decyzji (dotyczących zezwoleń czy koncesji)
wykonywać decyzję już od dnia złożenia wniosku z dokumentami potwierdzającymi warunki do uzyskania decyzji, chyba że organ tego zakaże.

Na załatwienie tych formalności jest 3 miesiące od ustanowienia zarządu sukcesyjnego.

Właściciel przedsiębiorstwa w spadku albo wspólnik spółki cywilnej może:

złożyć wniosek o przeniesienie na niego decyzji za zgodą pozostałych właścicieli przedsiębiorstwa. Ma na to 6 miesięcy od dnia śmierci przedsiębiorcy albo 6 miesięcy od wygaśnięcia zarządu.

W każdym przypadku trzeba jednak spełniać warunki, które są niezbędne do otrzymania danego rodzaju zezwoleń lub koncesji.

Przedsiębiorca mógł przed śmiercią uzyskać promesę decyzji związanej z przedsiębiorstwem. Właściciel przedsiębiorstwa w spadku, za zgodą innych właścicieli może wystąpić z wnioskiem o wydawanie zezwolenia na podstawie promesy.

Po śmierci przedsiębiorcy, wpisy w rejestrach działalności regulowanej nie są wykreślane pod warunkiem, że w ciągu miesiąca od dnia ustanowienia zarządu złożony zostanie:

wniosek o zmianę wpisu (o dopisanie zwrotu „w spadku”)
oświadczenie, że spełnione są warunki wymagane do wykonywania danej działalności (warunki o charakterze osobistym powinien spełnić zarządca albo osoba zatrudniona w przedsiębiorstwie).

Odwołanie zarządcy

zarządcę sukcesyjnego można w każdej chwili odwołać (trzeba złożyć zarządcy oświadczenie i zgłosić do CEIDG najpóźniej w następnym dniu roboczym po odwołaniu)
odwołanie zarządcy sukcesyjnego po śmierci przedsiębiorcy wymaga zgody osób posiadających więcej niż 1/2 udziału w przedsiębiorstwie w spadku
zarządca sukcesyjny zawsze może zrezygnować z pełnionej funkcji:
- za życia przedsiębiorcy – w formie pisemnej (zarządca sam może zgłosić rezygnację do CEIDG)
- po jego śmierci – w formie notarialnej
po rezygnacji zarządca sukcesyjny wykonuje swoje obowiązki jeszcze przez 2 tygodnie (chyba, że został w tym czasie powołany nowy zarządca).

Ważne! Przedsiębiorca powinien zgłaszać do CEIDG wszelkie przypadki zmiany danych dotyczących zarządcy sukcesyjnego niezwłocznie, nie później niż następnego dnia roboczego po zaistnieniu danej zmiany!

Czynności zachowawcze po śmierci przedsiębiorcy, który nie wyznaczył zarządcy

Jeżeli przedsiębiorca nie wyznaczył zarządcy sukcesyjnego, to jego prawdopodobni spadkobiercy (następcy prawni – małżonek, dzieci) mogą w ciągu 2 miesiące dokonywać niezbędnych czynności do przetrwania firmy, podejmować działania w celu ochrony przedsiębiorstwa przed pogorszeniem jego stanu. Są to tzw. czynności zachowawcze.

Do czasu powołania zarządcy, prawdopodobni właściciele przedsiębiorstwa w spadku mogą:

dokonywać tylko niezbędnych czynności, które spowodują, że stan firmy nie ulegnie pogorszeniu
w wyjątkowych sytuacjach mogą prowadzić bieżącą działalność firmy
zawrzeć pisemne porozumienie o kontynuacji stosunku pracy z zatrudnionymi pracownikami do czasu ustanowienia i zakończenia zarządu sukcesyjnego albo do upływu czasu przeznaczonego na wyznaczenie zarządcy sukcesyjnego (2 miesiące)
posługiwać się firmą zmarłego przedsiębiorcy z oznaczeniem „w spadku” (np. Meble Kowalscy Jan Kowalski w spadku)
zapłacić za dostarczone do firmy towary lub usługi
wydać towar zakupiony wcześniej
sprzedać produkty łatwo psujące się.

Kontynuując działalność w ramach czynności zachowawczych, należy zgłosić kontynuowanie prowadzenia przedsiębiorstwa naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na miejsce prowadzenia działalności.

Do czasu ustanowienia zarządu wykonanie umów (np. z kontrahentami) jest wstrzymane, nie będą naliczane odsetki i kary umowne.

Czynności zachowawcze są podejmowane na rachunek właścicieli przedsiębiorstwa w spadku.

Uwaga! Jeżeli żadna z osób uprawnionych do dokonywania czynności zachowawczych nie będzie chciała prowadzić spraw firmy lub nie będzie miała niezbędnych kwalifikacji, to wykonywanie wszelkich umów i innych czynności zostaje wstrzymane – zawieszone na okres 2 miesięcy. Po tym czasie firma albo będzie kontynuowała swoją działalność albo zostanie zamknięta.

Powołanie zarządcy sukcesyjnego w spółce cywilnej

Zarząd sukcesyjny pozwala na płynną kontynuację działalności spółki cywilnej po śmierci wspólnika. Jest tu kilka możliwych rozwiązań:

jeśli w umowie spółki przewidziano, że spadkobiercy wspólnika wstępują do spółki – w tej sytuacji zarządca sukcesyjny wykonuje prawa i obowiązki spadkobierców na zasadach właściwych dla zmarłego wspólnika
jeśli w umowie spółki nie przewidziano, że spadkobiercy wspólnika wstępują do spółki i ustanowiony zarząd sukcesyjny – spadkobiercy wchodzą do spółki, o ile pozostali wspólnicy wyrażą na to zgodę (brak sprzeciwu w ciągu 14 dni oznacza zgodę)

W przypadku spółek dwuosobowych – jeżeli zmarły wspólnik nie powołał zarządcy, rozwiązanie spółki ulega zawieszeniu do czasu upływu terminu przeznaczonego na powołanie zarządcy (2 miesiące od śmierci wspólnika). Jeżeli w tym czasie zostanie ustanowiony zarząd – spółka będzie mogła dalej działać.

Kiedy przepisy o sukcesji wchodzą w życie

Nowe przepisy weszły w życie 25 listopada 2018 r., z wyjątkiem art. 30 ustawy, który wchodzi w życie 25 lutego 2019 roku (dzięki temu firmy będą miały dodatkowe 3 miesiące na ewentualne zmiany i dostosowanie swoich umów handlowych).